Zehn gute Gründe endlich ein softwareunterstütztes Dokumentenmanagementsystem einzuführen

Januar 23, 2020 By 0 Kommentare

von unserem Consultant Philipp Thome.

  1. Die technischen und finanziellen Hürden sind niedriger denn je, Software wird immer einfacher zu konfigurieren und beinhaltet im Standardpaket oft schon 98% des benötigten Funktionsumfangs.
  2. Es muss heute keine dedizierte Hardware mehr angeschafft werden, schieben Sie die Daten einfach in die #cloud.
  3. Die Teilautomatisierung und individuelle Gestaltung von Freigabe- und Revisionsprozessen kann eine enorme Arbeitserleichterung darstellen und die Einhaltung der Revisionssicherheit systematisch gewährleisten.
  4. Sie wollen nachschlagen wie der Prozess vor einem halben Jahr in der Arbeitsanweisung beschrieben war? Rufen Sie einfach die alte Revision ab! Dank automatisierbarer Archivierung ungültiger Dokumente kein Problem mehr.
  5. Nie wieder in Ordnerstrukturen wühlen und alle Dokumente durchklicken, um den einen Absatz zu einem bestimmten Schlagwort zu finden! Inhaltsbasierte Suche findet nicht mehr nur den Dateinamen der Dokumente, sondern auch gleich Ergebnisse in deren Inhalte.
  6. Erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass mitgeltende Dokumente auch tatsächlich gelesen werden in dem Sie Ihre Dokumente mittels Hyperlinks mit der jeweils aktuellen Revision anderer Dokumente verknüpfen!
  7. Informieren Sie sofort alle Ihre Mitarbeiter über neue oder veränderte Dokumente, durch automatisierte Benachrichtigung.
  8. Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern Anmerkungen, Kommentare oder Änderungsvorschläge unmittelbar zu dem jeweiligen Dokument einzureichen. Inklusive Benachrichtigung an den Autor oder Prozesseigner. Denn es gilt: Je niedriger die Schwelle zur Korrektur, desto höher die Qualität der Dokumentation!
  9. Erleichtern Sie die Kooperation mit Kunden und Lieferanten und schaffen Sie eine gemeinsame Informationsbasis durch digitale Schnittstellen, direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem!
  10. Gehen Sie den ersten Schritt in Richtung papierlose Produktion, in dem Sie ihr Dokumentenmanagementsystem mittels browserbasierter Webanwendungen auf Rechnern direkt in Ihrer Produktion zur Verfügung stellen! Kein manueller Austausch von Dokumenten mehr – keine veraltete Dokumentation.